Το αρχείο περιλαμβάνει φακέλους που αφορούν, κυρίως την αρμοδιότητα εγγραφής πολιτικών αεροσκαφών στα βιβλία ξένων πολιτικών αεροσκαφών. Περιλαμβάνονται δικαιολογητικά για την εγγραφή αεροσκαφών (συνήθως προσωρινή άδεια) στα βιβλία ξένων πολιτικών αεροσκαφών (ΒΞΠΑ), διαγραφής αεροσκαφών. Επίσης περιλαμβάνονται φάκελοι αεροσκαφών για αεροψεκασμούς (εγγραφή σε βιβλία ξένων και ελληνικών πολιτικών αεροσκαφών, άδειες κ.ά.). Σε γενικές γραμμές οι φάκελοι περιέχουν τα απαιτούμενα για τις άδειες δικαιολογητικά: αντίγραφα πιστοποιητικών νηολόγησης και πτητικής ικανότητας, ιδιωτικά συμφωνητικά μισθώσεως αεροσκαφών, συμβάσεις, διάφορα πιστοποιητικά, αλληλογραφία του Γραφείου με οργανικές μονάδες της ΥΠΑ και άλλων οργανικές μονάδες άλλων συναρμόδιων, κατά περίπτωση Υπουργείων (Γεωργίας, Εμπορίου κ.ά) και το τελικό σχέδιο άδειας από τον εκάστοτε Διοικητή της ΥΠΑ.