Περιλαμβάνει : α. Αλληλογραφία : βιβλία πρωτοκόλλου, εγκυκλίους, διαβιβαστικά, β. Μητρώο νηπίων : αιτήσεις για εγγραφή - επανεγγραφή - διαγραφή, ενστάσεις, γ. Θέματα προσωπικού, μισθοδοτικές καταστάσεις, ατομικούς φακέλους, άδειες, βιβλιάρια ενσήμων, αιτήσεις πρόσληψης, ιατρικούς ελέγχους, βιβλίο προσέλευσης, αλληλογραφία, εμπιστευτικά, δ. Έγγραφα διοικητικού συμβουλίου : βιβλία πρακτικών και αποφάσεων, εισηγήσεις - τροποποιήσεις Δ.Σ, συγκροτήσεις Δ.Σ, αποζημιώσεις μελών, αλληλογραφία, ε. Τροφοδοσία ΠΙΚΠΑ : δημοπρασίες, προμήθειες τροφίμων, δελτία εισαγωγής και εξαγωγής προϊόντων, βιβλία τροφίμων ακι αναλώσιμου υλικού, βιβλία ελέγχου συσσιτούντων, βιβλία μη αναλώσιμου υλικού, προμήθεια παιχνιδιών, διαχείριση υλικού, προτόκολλα καταστροφής υλικού, στ. Διδακτική ύλη : βιβλία διδαχθείσας ύλης, εκπαιδευτικό υλικό, κατάλογος εκπαιδευτικών παιχνιδιών, ζ. Στατιστικά στοιχεία, η. Διαγωνισμοί - μελέτες, θ. Μισθώσεις κτηρίου, ι. Κανονισμοί λειτουργίας, ια. Τηλεπικοινωνίες και ηλεκτροφωτισμός, ιβ. Σχεδιασμός εκτάκτου ανάγκης, ιγ. Καταστάσεις, δικαιολογητικά, απολογισμοί, ιδ. Οικονομικά : προϋπολογισμοί - απολογισμοί, γραμμάτια, εντάλματα, μπλοκ επιταγών, δικαιολογητικά δαπανών, βιβλία εσόδων - εξόδων