Το αρχείο της Νομαρχίας Κοζάνης αποτελείται από 68 κουτιά, 370 φακέλους και σχεδόν 19.872 τεκμήρια.
Θα βρούμε εισερχόμενα και εξερχόμενα έγγραφα της Νομαρχίας, αλληλογραφία με υπουργεία, δήμους και άλλους φορείς.
Το εύρος της θεματολογίας των εγγράφων είναι μεγάλο. Τα κυριότερα είναι διοικητικά και οικονομικά έγγραφα, φάκελοι ασφάλειας Γενικής Διοίκησης Κοζάνης - Φλωρίνης, κατάλογοι απογραφής προσφύγων και άλλα έγγραφα κυρίως για τους πρόσφυγες από βουλγαροκρατούμενες περιοχές, τη διενέργεια εράνων και τη χορήγηση επιδομάτων, έγγραφα από την περίοδο της κατοχής, έγγραφα από την εποπτεία εμπορίου - αγορανομία αλλά και σχετικά με την ίδρυση και λειτουργία βιοτεχνιών και μικρών βιομηχανιών, έγγραφα σχετικά με την καπνοπαραγωγή και πολλά άλλα.

Δηλώσεις ζημιών από τα γερμανικά στρατεύματα σε χωριά των επαρχιών του νομού Κοζάνης. Καταστάσεις γεννηθέντων και αποβιωσάντων σε χωριά. Καταστάσεις ανταρτοπλήκτων. Κατάλογοι εγγραφής προσφύγων. Διαβιβαστικά στρατιωτικής μονάδος 730. Πρόσφυγες από βουλγαροκατούμενες περιοχές. Ανταλλάξιμα. ΕΟΝ. Όμιλος διοικητικών υπαλλήλων. Εκλογικοί κατάλογοι 1945. Αλώνια, δάση, καυσόξυλα. Περίθαλψη απόρων οικογενειών. Διοικητική εξέταση κατά προέδρου κοινότητος Πτολεμαΐδας. Πρακτικό συνελεύσεως νεολαίας Κοινότητας Ακρινής Κοζάνης προς ίδρυση εθνικιστικού συλλόγου, 1937. 12 έγγραφα σχετικά με υποθέσεις καπνεργατών νομού Κοζάνης, 1938. 31 αιτήσεις και έγγραφα (πιστοποιητικά με φωτογραφία, στρατολογικά, έγγραφα του Εισαγγελέως Πλημμελειοδικών κ.λπ.) "περί χορηγήσεως διαβατηρίου".