Το αρχείο του Δήμου Κοζάνης αποτελείται από 108 κουτιά, 607 φακέλους και περίπου από 25882 τεκμήρια.

Μέσα σε αυτά βρίσκουμε:
I. Εισερχόμενα και εξερχόμενα έγγραφα όπως αλληλογραφία, αιτήσεις, βεβαιώσεις, πιστοποιητικά, κοινοποιήσεις, διαταγές, αναφορές, εκθέσεις τοιχοκολλήσεως, πρακτικά συνεδριάσεων και άλλα πολλά.
II. Επίσης, περιλαμβάνει έγγραφα σχετικά με τις Απόκριες (1938-1940, 1975).
III. Ακόμα υπάρχουν αποδείξεις για εξοφλήσεις τόκων (1928), εξοφλητική απόδειξη του Γεώργιου Παντούλη (1936), διπλότυπα εισπράξεως του ταμείου οδοποιίας (1931-1935).
IV. Επιπλέον, περιλαμβάνει διπλότυπα απόδειξης για υδραυλικές εργασίες και για άδεια μεταφοράς προϊόντων.

Στο αρχείο εντοπίζονται ακόμα:
I. Αποδείξεις του Ταμείου Κοζάνης (1950, 1975).
II. Χειρόγραφη αλληλογραφία απόδημων Κοζανιτών (1901-1930)
III. Επιστολή προς τον Δήμαρχο Κοζάνης από το Συνταγματάρχη Λαδά Λεωνίδα για τη στήριξη της "Βιβλιοθήκης του Στρατιώτου", με σκοπό τη μόρφωση των στρατιωτών (1946),
IV. Επιστολή της υπηρεσίας του Απόδημου Ελληνισμού για συγκέντρωση υλικού σχετικά με τις δραστηριότητες των ομογενών (1950).

Επιπρόσθετα, περιλαμβάνει:
I. Διάφορες αχρονολόγητες επιστολές του Δήμου:
II. Εβδομαδιαίο δελτίο τιμών αγοράς Κοζάνης (1931),
III. Προσπάθεια έκδοσης της εφημερίδας "ΛΑΙΚΟΣ ΑΓΩΝ" από το Λαϊκό Κόμμα για ζήτηση συνδρομών (1934),
IV. Δημοτικό Ταμείο Κοζάνης - Πρωτόκολλο επιθεωρήσεως του ταμείου του Δήμου Κοζάνης κατά τη 14.1.1937,
V. Πίνακας που αναφέρει τα ευρεθέντα εντός του χρηματοκιβωτίου του Δημάρχου Κοζάνης Γραμμάτια και παλαιών ομολογιών σε χρυσό.

Υπουργείο Στρατιωτικών/ Διεύθυνση προσωπικού:
I. Αίτηση Δημητρίου Κουτσιούνη και Ντιούφα για συνταξιοδότησή του κατά τον Μακεδονικό Αγώνα (1937),
II. Επιστολή Δημάρχου Κοζάνης προς Αθλητικά Σωματεία για τη σωματική αγωγή στην Καστοριά (1945)
III. Επιστολή προς Δημάρχους Κοζάνης και Πτολεμαΐδος και Κοζάνης για την οικονομική ενίσχυση της εφημερίδας "Κοινότης"(1946)
IV. Επιστολή από τον Δήμαρχο Κοζάνης προς τον πρόεδρο της κοινότητας Βελβενδού για την ίδρυση μόνιμου και τοπικού ιστορικού αρχείου στην Κοζάνη (1946)
V. Έκθεση τοιχοκολλήσεως προς τον Δήμαρχο Κοζάνης από τον Δήμαρχο Βέροιας (1946)
VI. Επιστολή από το Δήμαρχο Κοζάνης προς τον Ευάγγελο Αδαμόπουλου για τη διαφύλαξη των ιστορικών Αρχείων του Γυμνασίου Τσοτυλίου(1946)
VII. Επιστολή από το Δήμαρχο Κοζάνης προς τους αδερφούς Πάλλα σχετικά με παράνομη στάθμευση του αυτοκινήτου τους (1946)
VIII. Επιστολή προς τους Δημάρχους Κοζάνης και Πτολεμαΐδας από τον υπουργό Κ. Κακλάνη για την προμήθεια του περιοδικού "Δελτίον Εργασιακής Νομοθεσίας"(1946)
IX. Επιστολή του Δημάρχου Κοζάνης προς το Υπουργείο Τύπου και Πληροφορίας επιτροπών Χάρτου για παροχή προμήθειας Χάρτου (1946)
X. Επιστολή του Δημάρχου Κοζάνης προς την επιστημονική εταιρεία "Αθηνά" για προμήθεια ευρετηρίων των τευχών που διαθέτει (1946).

• Περιλαμβάνει την αποκήρυξη του Μανέντη από την ένωση ΕΠΕΚ - Φιλελευθέρων λόγω της προδοσίας του και των προσωπικών συμφερόντων του για την κλινική του.
• Εμπεριέχει αποφάσεις που αφορούν τα ωράρια εργασίας των δημοσίων υπαλλήλων.
• Αποδεικτικό επιδόσεως από τον Πρόεδρο της Επιτροπής προς το κ. μέλος την επιτροπής συμβιβαστικής επιλύσεως φορολογικών διαφορών / Επιτροπή συμβιβαστικής επιλύσεως φορολογικών διαφορών (1981).
• Κατάσταση δικαιούμενης αποζημιώσεως μελών και γραμματέα (1981).
• Επιτροπή συμβιβαστικής επιλύσεως φορολογικών διαφορών.
• Επιστροφή προσφυγών Γεωργίου, Θεοδώρου και Όλγας Τσιαρτσιώνη και Μάρκου Θεοδώρου Γκάλφα (1981).
• Βιβλίο πρακτικών επιτροπής.
• Έγγραφα σχετικά την ονοματοθεσία δρόμων και οδών.
• Καταστάσεις των πεσόντων υπέρ της πατρίδας, δηλώσεις ζημιών κατοχής, καταστάσεις αυτών που έπεσαν θύματα καταστροφών από εμπρησμούς ή βομβαρδισμούς και πολλά άλλα από την περίοδο της Κατοχής (κατοχικά).
• Δηλώσεις αποκήρυξης των πολιτικών φρονημάτων.
• Διαθήκες, αλληλογραφία, κληροδοτήματα και άλλα έγγραφα που σχετίζονται με το Κοβεντάρειο Κολυμβητήριο - Κοβεντάρειο Ίδρυμα, το Πολυζόλειο γυμναστηρίου, Βαλταδώρειο κληροδότημα, το κληροδότημα Χαρισίου Μούκα, το κληροδότημα Ι. Μουράτη, το κληροδότημα Αλέξανδρου και Παύλου Χαρίση (Χαρίσειο Κληροδότημα).
• Φάκελοι με διαθήκες και κληροδοτήματα πολλών ευεργετών.
• Έγγραφα (μειοδοτικοί διαγωνισμοί, πρωτόκολλα, εγκύκλιοι) που αφορούν την εκπόνηση σχεδίου πόλεως Κοζάνης.
• Έγγραφα σχετικά με δημοτικά έργα, διοικητικά, οικονομικά και υγειονομικού ενδιαφέροντος θέματα.
• Διακηρύξεις δημοπρασίας για ενοικιάσεις δημοτικών ακινήτων.
• Έγγραφα σχετικά με το κτηματολόγιο, δημοτολόγιο και τα μητρώα των πολιτών.
• Έγγραφα σχετικά με την αντιμετώπιση της λειψυδρίας στην Κοζάνη, την κατασκευή δικτύου ύδρευσης, τη φορολογία του νερού και τον ηλεκτροφωτισμό της πόλης.
• Έγγραφα σχετικά με την Κοζανίτικη αποκριά και πολλά άλλα ποικίλης θεματολογίας.

Το αρχείο από το Ιστορικό Αρχείο Κοζάνης αποτελείται από 12 κουτιά, 68 φακέλους και σχεδόν 1702 τεκμήρια. Μέσα στους φακέλους θα βρούμε καταστατικά, εκφωνήσεις λόγων και ομιλίες τεκτόνων των ετών 1933-1959, φωτοαντίγραφα συγγραμμάτων και χειρόγραφων εντύπων από την Κοβεντάρειο Δημοτική Βιβλιοθήκη Κοζάνης. Σχέδια έντυπων δελτίων, διαφόρων δραστηριοτήτων του έτους 1978. Αιτήσεις για την έκδοση βεβαιώσεων όπως γέννησης και γάμου, πρακτικά δημοσιεύσεων διαθήκης, βεβαιώσεις σχετικά με αγροτικές κτηματικές εκτάσεις, αντίγραφα προικοσυμφώνων.
Περιλαμβάνεται η χρηματοδότηση των ιστορικών αρχείων με επιχορήγηση κατά τα έτη 1988 και 1989, και οι δαπάνες του 1987.
Αλληλογραφία του 1988, έγγραφα με την εξόφληση δαπανών της περιόδου 1987-1989, αποφάσεις της Νομαρχίας και έγκριση πρόσληψης προσωπικού στη Νομαρχία. Επίσης, αρχείο διαφόρων επιφανών οικογενειών όπως: Ναούμ Χ. Μανδρέλα (Μανδρέλλα), αρχείο Γεωργίου Δ. Μπιντέ (Μήκατσια), αρχείο Γεωργίου Σωτηρίου, αρχείο οικογένειας Χασάπη, αρχείο οικογένειας Σμίλιου, αρχείο Εμμανουήλ και Θεόδωρου Ξένου. Περιέχονται λυτά έγγραφα της Δημοτικής Βιβλιοθήκης Κοζάνης κατά τα έτη 1743-1784.
Επιστολές του επισκόπου Θεόφιλου κατά τα έτη 1789 με 1793. Έγγραφα σχετικά με φορολογικές και οικονομικές υποθέσεις.
Έγγραφα σχετικά με ανασκαφές, αρχαιολογικά ευρήματα, αρχαιολογικούς χώρους, κώδικες και αρχεία του Νομού Κοζάνης.
Αλληλογραφία Νικολάου Π. Δελιαλή με φορείς σχετικά με αρχαιότητες και αρχεία. Έγγραφα (αναφορές, αλληλογραφία, κοινοποιήσεις) που αφορούν το Ιστορικό Αρχείο Κοζάνης, διάταγμα περί ιδρύσεως μονίμου τοπικού ιστορικού αρχείου στην Κοζάνη, Φ.Ε.Κ. 448/39 ''περί αναδιοργανώσεως της υπηρεσίας των Γενικών Αρχείων του Κράτους.
Διάφορα χειρόγραφα και δακτυλογραφημένα κατοχικά έγγραφα της Εορδαίας των ετών 1941-1944. Άλλα έγγραφα ποικίλης θεματολογίας.