Περιλαμβάνει : α. Αλληλογραφία : βιβλία πρωτοκόλλου, εγκυκλίους, διαβιβαστικά, β. Μητρώο νηπίων : αιτήσεις για εγγραφή - επανεγγραφή - διαγραφή, ενστάσεις, γ. Θέματα προσωπικού, μισθοδοτικές καταστάσεις, ατομικούς φακέλους, άδειες, βιβλιάρια ενσήμων, αιτήσεις πρόσληψης, ιατρικούς ελέγχους, βιβλίο προσέλευσης, αλληλογραφία, εμπιστευτικά, δ. Έγγραφα διοικητικού συμβουλίου : βιβλία πρακτικών και αποφάσεων, εισηγήσεις - τροποποιήσεις Δ.Σ, συγκροτήσεις Δ.Σ, αποζημιώσεις μελών, αλληλογραφία, ε. Τροφοδοσία ΠΙΚΠΑ : δημοπρασίες, προμήθειες τροφίμων, δελτία εισαγωγής και εξαγωγής προϊόντων, βιβλία τροφίμων ακι αναλώσιμου υλικού, βιβλία ελέγχου συσσιτούντων, βιβλία μη αναλώσιμου υλικού, προμήθεια παιχνιδιών, διαχείριση υλικού, προτόκολλα καταστροφής υλικού, στ. Διδακτική ύλη : βιβλία διδαχθείσας ύλης, εκπαιδευτικό υλικό, κατάλογος εκπαιδευτικών παιχνιδιών, ζ. Στατιστικά στοιχεία, η. Διαγωνισμοί - μελέτες, θ. Μισθώσεις κτηρίου, ι. Κανονισμοί λειτουργίας, ια. Τηλεπικοινωνίες και ηλεκτροφωτισμός, ιβ. Σχεδιασμός εκτάκτου ανάγκης, ιγ. Καταστάσεις, δικαιολογητικά, απολογισμοί, ιδ. Οικονομικά : προϋπολογισμοί - απολογισμοί, γραμμάτια, εντάλματα, μπλοκ επιταγών, δικαιολογητικά δαπανών, βιβλία εσόδων - εξόδων

Περιέχει : βιβλια και έγγραφα ποικίλου περιεχομένου, όπως : Πρακτικά συνεδριάσεων της Διοικούσας Επιτροπής, φακέλους του κτιρίου, φακέλους προσλήψεων προσωπικού, καταστάσεις πληρωμής, διακηρύξεις διαγωνισμών, συμφωνητικά, δημοπρασίες, φακέλους εγγραφής και ατομικά δελτία υγείας νηπίων, βιβλία υλικού και χρηματικής διαχείρισης, αλληλογραφία με : Υπ. Κοινωνικής Πρόνοιας, Νομαρχία Ημαθίας, Αμερικανική Οργάνωση Βοήθειας A.R.E, και διάφορα άλλα έγγραφα σχετικά με την λειτουργία του ιδρύματος.

Περιέχει : Στελέχη ενταλμάτων, δελτία εισαγωγής - εξαγωγής, ελεγμένους προϋπολογισμούς ισολογισμούς, μισθολογικές καταστάσεις, βιβλία ελέγχου συσσιτούντων, βιβλία ημερήσιας δαπάνης, βιβλία μη αναλώσιμου υλικού, πρωτόκολλα εισερχομένων-εξερχομένων εγράφων, βιβλία προσκλήσεων, βιβλία πρακτικών συνεδριάσεων, καθολικό και ημερολόγιο χρηματικής διαχείρισης, φάκελοι αιτήσεων εγγραφών νηπίων, φάκελοι εγγράφων παλαιών κανονισμών λειτουργίας, βιβλία παρουσίας προσωπικού, βιβλία ημερήσιας δαπάνης Παιδικού Σταθμού, βιβλίο διεκπεραιώσεως, βιβλίο επιταγών, μισθολόγιο, βιβλιάρια ενσήμων ΙΚΑ, φάκελοι αλληλογραφίας με Νομαρχία και άλλες Υπηρεσίες.