Το ίδιο το αρχείο παρέχει πλούσιες πληροφορίες για τον τρόπο λειτουργίας της διοίκησης των Ηνωμένων Πολιτειών των Ιονίων Νήσων κατά την ύστατη περίοδο της αγγλοκρατίας, καθώς τα έγγραφα αποτυπώνουν όχι μόνο τις αρμοδιότητες που είχαν αποδοθεί στην Γερουσία, αλλά και τη ροή των εγγράφων μέσα σε όλη τη διοίκηση. Περιλαμβάνει αμιγώς τα εισερχόμενα προς την Ιόνιο Γερουσία έγγραφα, τα οποία αποστέλλονταν προς ενημέρωση αλλά κυρίως για την περαιτέρω γνωμάτευση της Γερουσίας, από διάφορες δημόσιες αρχές των Επτανήσων ή και ιδιώτες.
Από τη μελέτη των εγγράφων προκύπτει ότι η συνήθης οδός διακίνησης των εγγράφων προέβλεπε την αποστολή μέσω του Επάρχου κάθε νησιού των υποθέσεων που απαιτούσαν την επιδοκιμασία της Γερουσίας. Τα έγγραφα απευθύνονταν στο γραμματέα της και εκείνος ανάλογα με τη φύση της υπόθεσης την παρέπεμπε στο αντίστοιχο τμήμα, γενικό ή οικονομικό τμήμα. Το αρμόδιο κάθε φορά τμήμα μελετώντας την υπόθεση πρότεινε προς την Γερουσία τον τρόπο επίλυσης αυτής, ο οποίος αναγραφόταν πάνω στο ίδιο το έγγραφο. Σε αρκετές περιπτώσεις πάνω στο έγγραφο υπάρχει και παραπομπή σε πρακτικό της Γερουσίας. Δε λείπουν ωστόσο, οι περιπτώσεις τόσο ιδιωτών όσο και άλλων δημοσίων λειτουργών που απέστειλαν τα αιτήματά τους απευθείας στην Γερουσία.
Η θεματολογία του αρχείου, που αποτυπώνει και τις αρμοδιότητες της Γερουσίας, περιλαμβάνει: α) οικονομικά θέματα που αφορούν κατά κύριο λόγο δημόσιες δαπάνες του κράτους, οι οποίες απαιτούσαν την επιδοκιμασία της Γερουσίας, β) διοικητικά θέματα που αφορούν τη διοίκηση του προσωπικού των δημοσίων υπηρεσιών (άδειες απουσίας, διορισμοί, προβιβασμοί κ.λπ.) αλλά και εκθέσεις που αφορούν σε ελέγχους διοικητικών πράξεων και γ) δικαστικά θέματα που αφορούν αιτήσεις, ικετηρίους μεταλλαγής και χαριτοδοσίας ποινών κρατουμένων. Στην τελευταία αυτή κατηγορία, συναντά κανείς πλήθος δικαστικών αποφάσεων συνημμένες των αιτήσεων χαριτοδοσίας των κρατουμένων.
