Το αρχείο του Δημοτολογίου αποτελεί μέρος του συνόλου του αρχείου του Δήμου Βόλου, που φυλάσσονταν στο υπόγειο του Δημαρχείου Βόλου. Οι συχνές πλημμύρες στο χώρο του υπογείου κατέστρεψαν ένα μεγάλο μέρος του υλικού ενώ η υγρασία και η χαμηλή θερμοκρασία δημιούργησαν σημαντικές φθορές σε άλλα. Με την ίδρυση του Δημοτικού Κέντρου Ιστορικών Ερευνών και Τεκμηρίωσης ο Δήμος Βόλου ανέθεσε στο Κέντρο την καταγραφή, αρχειοθέτηση, συντήρηση, φύλαξη του ιστορικού αρχείου του Δήμου Βόλου καθώς και την οργάνωση της πρόσβασης των ερευνητών στα αρχεία του Δήμου.

Από το 1992 έως το 2003 το Δημοτικό Κέντρο Ιστορίας και Τεκμηρίωσης έχει παραλάβει σε 21 διαφορετικές εισαγωγές τμήμα του αρχείου του Δήμου Βόλου (Παγασών). Υλικό που αφορά το Δημοτολόγιο του Δήμου βρέθηκε σε 7 από αυτές.